第一条、目的
为了营造协会良好的办公环境，树立协会良好的形象，提高工作效率，特制定本管理制度。
第二条、定义
办公环境：指由办公区和公共场所所共同构成的区域。
办公区：指协会办公环境除接待前厅，对外洽谈区以外的区域。
公共场所：指办公区域内的会议洽谈室、门厅、走廊、过道等。
第三条、工作程序
1、协会的员工必须佩戴工作卡才能进入办公区域；
2、着装要求和礼仪及行为规范
第四条、办公管理
（一）办公环境管理规定
A 公共场所：
1、严禁涂抹、刻画、张贴等任何方式破坏协会办公环境
2、员工需将废纸、废物入篓，剩水、剩茶倒入指定地点
3、禁止在办公环境内聊天、大声喧哗。
4、严禁随地吐痰
B 办公区：
1、员工需维护个人办公区域卫生，办公桌椅、办公设备表面不得附着尘土并且摆放合理整齐。
2、办公区内不得堆放卷宗资料、纸箱等物品，该类物品应放置库房保存。
3、下班离开前，员工需关闭办公所用设备的电源并将台面的物品归位，锁好个人物品，椅子需推移到办公桌的空格处。
4、维护协会财产，定期检查、保养、维护办公设施、设备，如出现问题，维护责任人应立即进行维护和修理；人为损坏者照价赔偿。
C 着装要求和礼仪及行为规范：
1、女员工需穿端庄、大方、得体的职业装，不得穿过露的服装，短裙不得短于膝上两寸，化妆要自然，宜化淡妆。
2、男员工可穿西裤、衬衣并打领带，不得穿短裤或背心、拖鞋。
3、有接待任务时必需着正装
4、着装礼仪的监督由秘书处执行，秘书处有权拒绝着装不符合要求的员工进入协会。
（二）办公秩序
1、端正工作作风。提倡诚实求信，求真务实，不得欺上瞒下，投机取巧，应具有较强的责任感和使命感。
2、团结协作。部门之间、员工之间都要维护协会利益，强调团结协作；凡事要以理服人，照章办事，坚决杜绝互不配合、互相拆台的现象发生。
3、注重工作效率。全体员工应力求提高效率，增强实效，扩大成绩。会客应准时到达，陈述问题简明扼要。
4、协会所有的文件及资料未经会长授权许可，一律不准携带外出。
5、计算机等设备属于协会重要财产，由使用人负责管理、秘书处监督管理及维护；计算机内的协会资料一律不准外泄，严禁非法拷贝，如有违反规定，将采取严厉的经济制裁，严重者交司法部门处理；
6、办公室工作人员应保持良好的精神面貌。上下级之间要相互尊重，同事之间保持团结，工作时间下属不得直呼上级姓名或顶撞上级。
7、文明办公，保持办公环境安静，上班时间不得有喧哗、嘻笑、追逐等不文明行为。
8、礼貌、周到、耐心地接待来访客人，注意保持协会形象和保守协会秘密，来访客人一般情况下由专人接待，如有特殊情况，由协会指定人接待。
9、保持协会电话畅通，电话接听（电话响铃不能超过三声）并使用规范语言，接电话时先说：“你好，郑州卫生健康行业协会”。 如是找别的同事时，应说“请稍侯”，若遇所找人不在时，要询问打电话者是否留下口讯，重要的事宜须详细记录，并及时转告当事人，打私人电话不得超出三分钟。
10、办公人员外出办事，应将自己负责的事处理完后，获批准后可外出；办公时间内办公室不准空无一人的情况出现。
11、办公室内严禁明火，下班后最后离开办公室的人应将办公室的电源开关关闭后才能离开。
（三）接待制度
1、接待来宾时必须先问清来访人员的意图，同时通知被访人，随后才可带来访者进入办公区。并准备饮用水递给客人。
2、协会员工如果与来访者进行业务商谈，应在洽谈区进行，来访者不得在办公区随意走动，更不能自行进入办公环境拍照摄像。
3、办公场地谢绝一切外来推销人员。
（四）值班制度
1、协会办公室每周六和法定节假日安排人员工作时间值班；对重要社会活动和协会重要活动需要的，临时安排加班。
2、工作人员轮流安排值班。值班时要按时到位，认真负责，办理好每个电话、文件、传真、信件及一切事务。
3、做好值班记录，值班人员对接报事项，要按照准确、及时、安全、保密的原则进行处理。对电话或其他通讯渠道反映的问题，要全面、准确、无误地做好记录。
4、值班期间不准擅自离岗，缺岗或空岗。
（五）工作人员请示报告制度
1、对日常工作中遇到的重要问题，要及时如实反映，并逐级报告情况，妥善进行处理。
2、对工作中遇到的紧急事项来不及请示报告的，由工作人员根据实际情况，妥善处理，待处理后向有关领导报告情况。
3、对协会工作中涉及全局或某些方面的重大问题，一般都要以文字形式呈请相关领导批示，按照领导批示精神妥善予以处理。
4、对协会以文件、领导讲话和领导口头交办的事项，必须明确到人，一事一办，件件落实到位，事事有处理结果。在执行和落实中，工作人员不准擅自改变意见或以领导名义向单位和个人布置工作任务。
5、对一般性工作和正常的业务，及持续落实中的事务，工作人员可不再请示领导，但对执行中临时发生的重要情况必须及时报告。
6、对需要向主管部门和上级领导请示报告的重要问题和事项，由办公室正式行文后，由领导签发，予以请示报告。
（六）文件管理制度
1、对上级颁发的、协会形成的以及外地、外单位相互交流的重要文件、资料要加强管理，分类建档，标题立项，专柜保存。
2、对协会重要会议和活动的情况要安排录音、摄像，并收集全部文字影像资料立档保存。
3、对需要借阅的文件、资料和光盘要严格借阅手续，进行登记，阅后收回。
4、对文件和相关资料的印发范围，要经相关领导批准确定。对过期的文件资料，定期进行清理销毁。
5、对外来单位索要和交流的文字及影像资料，须经领导批准。
6、协会自身形成的文件和影像资料，一般均属机密范围，不经批准，不得外传。
（七）证书管理制度
7.1 证书管理的范围
凡是协会注册成立时办理的资质证:组织机构代码证，银行开户证，税务证，收费许可证等证件复印件。证书管理的办法按证书各类分别装袋管理。每半年对证书资料集中进行一次清理登记。各有关部门人员对本职工作形成接收和使用的证书资料要认真进行登记:妥善保存。
协会的证书管理由办公室主任专职负责管理。
7.2 证书专职管理人员的职责
7.2.1 做好协会各种证书资料进行登记保管。
7.2.2 保证各种证书管理妥当，以防损失。
7.2.3 对证书的管理要认真负责。
7.2.4 热情为领导和会员服务，更好地为使用者提供方便
7.3 证书的借用
7.3.1 严格使用手续:各种证书的使用必须由商会法人会长的批准，必须认真登记
7.3.2 要保持证书的整洁，严格禁止涂改，用后及时退还。
7.3.3 需要带出协会翻印、抄录、借用的，需经秘书长或副秘书长批准。
（八）保密制度
8.1 严格遵守《中华人民共和国保密法》的各项规定，严守国家机密。
8.2 加强协会涉密事项的各项管理工作，对重要文件资料及企业机密事项要明确责任，严格要求，保证安全。
8.3 对涉密文件、资料、物品，要加强管理，明确责任，分工到人，保证万无一失。
8.4 对工作人员要加强保密教育，提高保密观念，加强保密意识，提高保密工作水平。
8.5 有关协会机密问题，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，不该看的绝对不看，不该传的绝对不传，工作人员不把涉及保密事项的文件和资料带出办公室。
8.6 对保密工作要积极创造条件，满足保密事务需要，文件要设保密柜，资金、财务资料要入柜及时落锁。
第五条、本制度经理事会审议通过后开始施行，解释权归协会秘书处所有。
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