第一章 总则
第一条 为加强档案管理，充分发挥档案的作用，根据国家档案管理有关规定，特制定本制度。
第二条 各有关部门都应把归档工作列入工作计划，落实岗位责任制，保证档案材料的完整、准确、安全。
第三条 协会秘书处工作人员都必须按规定做好职责范围内的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。归档后的卷宗统一交由办公室部门集中统一保管。
第二章 档案管理制度及职责
第四条 协会档案实行统一管理，分工负责，办公室负责协会档案管理，并设专人负责；各部门设专人对本部门档案材料负责收集、整理、归档工作。
第五条 办公室档案管理工作的职责：
1、贯彻执行档案工作的各项法律法规和规章制度
2、负责督促、指导、协助各部立卷归档工作
3、负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作
4、严格执行各项保密制度，维护档案的完整和安全
第六条 各部门档案管理工作职责：及时、准确的按类别和归档范围要求将本部门材料整理归档，每年3月底交至办公室存档；如中间有人员调整，应认真办理交接手续，保证档案材料的完整性。
第三章 档案的借阅
第七条 对建档后的文书资料要加强管理，需要借阅使用的要办理登记手续;
第八条 档案借阅使用要保持整洁，严禁涂改，及时退还;
第九条 需要带出协会、翻印、抄录、转借的，需经办公室领导批准。
第四章 档案管理
第十条 各部门应做好档案材料的收集工作，建立平时归卷制度，提高立卷工作效率和案卷质量，使材料完整、准确、系统。按要求将完成立卷的档案移交办公室。
第十一条 办公室的档案管理员对各部送交的案卷必须进行严格检查，对不符合要求的卷宗要编制索引、填写移交清单、进行档案统计，对咬销毁的档案，必须编写销毁清单及全宗介绍材料。
第十二条 建立档案、材料的借阅制度
第十三条 检查核对制度；检查与核对是保证档案完整、安全的重要手段，检查的内容既包括对档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀、缺损、遗失等，也包括对档案保管环境进行检查，如查看柜门是否完好，有无其他存放错误等。并做好检查记录，但发生下列情况，也要及时进行核查，并及时补救：
1、突发事件之后，如被盗、遗失或水灾、火灾之后
2、对有些档案发生疑惑之后，如不能确定某份材料是否遗失
3、发现某些损害之后，如发现材料变霉、虫蛀等
第十四条 各部门以协会名义从事有关活动形成的重要文件、材料归档后交至办公室存档。各部门在各自业务活动中形成的材料、文件应按照有关规定，自行归档、保存和管理。并接受办公室的检查和指导。
第五章 文件材料的立卷归档
第十五条 按照《文件材料的立卷归档》将工作活动中形成并办理完毕，具有保存查考利用价值的全部文件材料收集齐全，进行立卷归档。
第十六条 档案材料归档重点为：在完成其主要职能活动总形成的文件材料。
第十七条 归档案卷的范围
凡是协会起草形成的领导讲话，会议材料，领导批件，宏观规划，工作计划，各种统计资料，会员登记资料，财务会计资料，人事管理资料，各种会议记录，会议录音录像，上级有关文件、简报、通报，重要通知，兄弟协会交流资料，各种协议、合同，工程项目方案，固定资产资料等在各项工作中形成的记载，工作过程和具有历史参考作用的原始文字材料、实物和影像资料。
文书文件卷宗、重大会议（活动）卷宗、志愿档案卷宗、固定资产卷宗、部门活动卷宗等。
第十八条 归档办法
1、按文书资料、图像录音、实物分类进行建档。要对文件资料的名称、内容、时间、密级等列出基本条目进行造册登记并装袋保存;
2、每季度对需要归类建档的文书影像资料集中进行一次清理登记，年终要对全年归档资料进行复核整理
3、各工作部门对本职工作形成接收和使用的文书资料要认真进行登记，妥善保存;
4、对需要造册登记立档建档的文书资料，由办公室主任审核把关，一般性的文书资料，可以规定保存期限，不一定建档长期保存;
5、协会工作人员要树立档案意识，增强立档建档观念。对自己起草、形成和接收的文字图像资料，注意保存，及时定期向档案工作人员提供移交，积极配合和支持档案工作。
6、协会的档案管理由办公室指定专门工作人员负责。
7、档案管理人员的职能是:做好协会各种文字图像资料的登记立项和分类归档工作，保证商会及各部门的文书影像档案资料齐全完善，为领导和工作提供具体方便的服务。
第十九条 归档案卷质量要求
组卷遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系、区分不同价值，案卷提档文件材料应为文件的正式文本及文件定稿本。
第二十条 立卷归档时间
档案立卷要求及时，文件形成后3日内存档；事件结束后7天内交至办公室。
第六章 档案的保管期限、鉴定和销毁
第二十一条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。
第二十二条 对保管期满的档案，由协会领导、综合部和有关业务部组成鉴定小组共同进行审查、鉴定后，提出存毁意见。
第二十三条 档案销毁前，应编制“档案销毁清册”，经主管领导批准后，指派专人监销。由监督销毁人员在销毁目录上签字，作为日后查考凭据。
第二十四条 对已经过时，无保存价值的档案资料，定期进行销毁;
第二十五条 对需要销毁的档案资料必须经协会领导批准;
第二十六条 经批准销毁的协会档案，档案管理员要进行详细登记，认真核对。
第七章 档案移交
第二十七条 案卷归档验收合格后，交接双方移交时，必须填写移交清单并在移交目录上签字。
第二十八条 各类活动结束后，应将文件材料整理立卷归档，按要求移交办公室。
第八章 附则
第二十九条 本办法由协会秘书处负责解释。
第三十条 本办法自发布之日起施行，
